Alles over GWW BesteksAdministratie

GWW en RAW zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Op deze pagina vind je praktische informatie over RAW-bestekken, GWW-calculatie, besteksinformatie en de software die wordt gebruikt om van een bestek naar een betrouwbare calculatie en projectadministratie te komen.

Van RAW-bestek en RSX-bestand tot calculatie en uitvoering: ontdek hoe GWW-software kan helpen om sneller te werken, fouten te voorkomen en grip te houden op ieder project.

Wat is BesteksAdministratie?

BesteksAdministratie is het administratief en financieel beheren van een bestek binnen de grond-, weg- en waterbouw (GWW). Het gaat om het vastleggen, bewaken en verwerken van alle bestekposten, hoeveelheden, eenheidsprijzen en wijzigingen tijdens de voorbereiding en uitvoering van een GWW-project.

Voor aannemers is BesteksAdministratie vooral onmisbaar bij het werken met RAW-bestekken. Binnen een RAW-bestek zijn alle werkzaamheden vastgelegd in bestekposten met een omschrijving, eenheid en bestekhoeveelheid. Omdat deze hoeveelheden contractueel zijn vastgelegd, is een nauwkeurige administratie tijdens de uitvoering essentieel voor grip op kosten, voortgang en eindafrekening.

BesteksAdministratie in GWW-projecten

In GWW-projecten vormt het bestek de contractuele basis tussen opdrachtgever en aannemer. De aannemer schrijft in op basis van hoeveelheden en eenheidsprijzen. Na gunning wordt dit bestek de leidraad voor de uitvoering én de financiële afrekening.

Tijdens de uitvoering van een GWW-project kunnen de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden afwijken van de bestekhoeveelheden. Denk aan grondwerk, riolering, verhardingen of civiele kunstwerken waarbij de praktijk vaak net anders uitpakt dan de theoretische raming.

Een goede BesteksAdministratie in de GWW zorgt ervoor dat deze afwijkingen direct inzichtelijk worden gemaakt en correct worden verwerkt in de financiële administratie, ook wel: Termijnmotiveren.

Berekening van de nieuwe verrekenprijs bij overschrijdingen

Afwijkende verrekenprijs = prijs per eenheid × (1 + percentage AK + W&R)
Type hoeveelheid Afwijking Wanneer wordt verrekend? Prijs / regeling
Verrekenbare (V) post Overschrijding De werkelijk uitgevoerde hoeveelheid wijkt af van de bestekshoeveelheid. De afwijking wordt verrekend. Tegen de vooraf overeengekomen RAW-verrekenprijs. Deze bestaat uit de prijs per eenheid, verhoogd met het toepasselijke percentage voor AK en W&R.
Verrekenbare (V) post Onderschrijding De werkelijk uitgevoerde hoeveelheid wijkt af van de bestekshoeveelheid. De afwijking wordt verrekend. Tegen de vooraf overeengekomen RAW-verrekenprijs.
Verrekenbare (V) post Meer dan 10% meer
(> 110%) 		De afwijking wordt verrekend. Daarnaast kan een herziening van de verrekenprijs aan de orde zijn als deze aantoonbaar te hoog of te laag blijkt te zijn. Herziening is alleen mogelijk wanneer aan de voorwaarden van UAV §39 wordt voldaan.
Verrekenbare (V) post Meer dan 10% minder
(< 90%) 		De afwijking wordt verrekend. Bij een aantoonbaar te hoge of te lage verrekenprijs kan herziening worden overeengekomen. Indien een gewijzigde verrekenprijs wordt overeengekomen, geldt deze volgens UAV §39 voor de betreffende afwijking.
Niet-verrekenbare (N) post Tot en met 10% meer Geen verrekening van de afwijking. De afwijking binnen deze 10% komt in beginsel voor rekening van de aannemer.
Niet-verrekenbare (N) post Tot en met 10% minder Geen verrekening van de afwijking. Het financiële gevolg van de afwijking binnen deze 10% ligt in beginsel bij de aannemer.
Niet-verrekenbare (N) post Meer dan 10% meer
(> 110%) 		Het gedeelte van de afwijking dat meer bedraagt dan 10% van de bestekshoeveelheid wordt verrekend. Verrekening vindt plaats volgens de regeling voor afwijkingen van geschatte hoeveelheden in UAV §38 lid 2.
Niet-verrekenbare (N) post Meer dan 10% minder
(< 90%) 		Het gedeelte van de onderschrijding dat meer bedraagt dan 10% van de bestekshoeveelheid wordt verrekend. Verrekening vindt plaats volgens de regeling voor afwijkingen van geschatte hoeveelheden in UAV §38 lid 2.
Te accorderen (A) post Hoeveelheid moet na opdracht worden gecontroleerd De aannemer controleert de in het bestek opgenomen hoeveelheid na het verlenen van de opdracht en vóór de uitvoering van de werkzaamheden. Na controle en overeenstemming tussen opdrachtgever en aannemer wordt de hoeveelheid geaccordeerd. De geaccordeerde hoeveelheid wordt vastgesteld. Afwijkingen van deze hoeveelheid tijdens de uitvoering worden in beginsel niet verrekend, tenzij de afwijking voortvloeit uit UAV §29 lid 3.

Wat is een te accorderen hoeveelheid (A-post)?

Een te accorderen hoeveelheid is een hoeveelheid die vóór de uitvoering nauwkeurig kan worden bepaald, maar die de aannemer na het verlenen van de opdracht nog moet controleren.

De aannemer voert deze controle uit aan de hand van het bestek, de bijbehorende documenten en de aanvullende gegevens die door de opdrachtgever beschikbaar worden gesteld. De controle vindt plaats na opdracht en vóór de uitvoering van de betreffende werkzaamheden.

Na controle stellen opdrachtgever en aannemer de hoeveelheid gezamenlijk vast. Deze wordt vervolgens vastgelegd in een akkoordverklaring die door beide partijen wordt ondertekend.

Een belangrijk verschil met een verrekenbare (V) hoeveelheid is dat een afwijking van de geaccordeerde hoeveelheid tijdens de uitvoering in beginsel niet opnieuw wordt verrekend. Alleen wanneer de afwijking voortvloeit uit de in UAV §29 lid 3 bedoelde omstandigheden kan dit anders zijn.

Van bestek naar uitvoering en eindafrekening

Een RAW-bestek is niet alleen een inschrijvingsdocument, maar ook de basis voor de volledige projectbeheersing. De aannemer gebruikt de bestekgegevens om de voortgang en de financiële waarde van het werk te bepalen.

Tijdens de uitvoering ontstaat er een dynamisch proces:

  • bestekhoeveelheden worden vergeleken met de werkelijkheid;
  • uitgevoerde hoeveelheden worden geregistreerd;
  • afwijkingen worden zichtbaar gemaakt;
  • meer- en minderwerk wordt verwerkt;
  • de aanneemsom wordt actueel gehouden.

Hiermee vormt BesteksAdministratie de schakel tussen bestek, uitvoering, calculatie en projectadministratie.

Wat wordt er bijgehouden in BesteksAdministratie?

Binnen een professionele BesteksAdministratie in de GWW worden onder andere de volgende gegevens beheerd:

  • besteknummer en bestekpost;
  • omschrijving van de werkzaamheden;
  • bestekhoeveelheid en eenheid;
  • eenheidsprijs of inschrijfprijs;
  • werkelijk uitgevoerde hoeveelheden;
  • cumulatieve hoeveelheden;
  • resterende hoeveelheden;
  • afwijkingen ten opzichte van het bestek;
  • meer- en minderwerk;
  • verrekenbare en niet-verrekenbare posten;
  • termijnbedragen en voortgangspercentages;
  • bestekswijzigingen en mutaties.

Door deze gegevens actueel te houden ontstaat continu inzicht in zowel de technische voortgang als de financiële status van het GWW-project.

Waarom is BesteksAdministratie belangrijk in de GWW?

GWW-projecten zijn vaak complex en bevatten honderden tot duizenden bestekposten. Denk aan wegenbouw, riolering, grondverzet en infrastructuurprojecten. Kleine afwijkingen in hoeveelheden kunnen grote financiële gevolgen hebben.

Zonder goede BesteksAdministratie ontstaan al snel vragen zoals:

- Hoeveel werk is er daadwerkelijk uitgevoerd?
- Welke bestekposten wijken af van de raming?
- Wat is de impact op de aanneemsom?
- Hoeveel kan er in de termijnstaat worden opgenomen?
- Wat is de stand van het meer- en minderwerk?

Een goede BesteksAdministratie voorkomt dat deze informatie pas aan het einde van het project duidelijk wordt en zorgt voor grip tijdens de uitvoering.

BesteksAdministratie en RAW-systematiek

De RAW-systematiek van CROW is de standaard binnen veel GWW-projecten in Nederland. RAW-bestekken werken met gestandaardiseerde bestekposten en duidelijke resultaatbeschrijvingen.

Binnen deze systematiek is de relatie tussen bestekhoeveelheid en werkelijk uitgevoerde hoeveelheid cruciaal. De aannemer is verantwoordelijk voor de uitvoering, terwijl de opdrachtgever het ontwerp en het bestek aanlevert.

BesteksAdministratie ondersteunt dit proces door:

  • afwijkingen tussen bestek en uitvoering inzichtelijk te maken;
  • verrekenbare hoeveelheden correct te registreren;
  • bestekswijzigingen te verwerken;
  • financiële consequenties direct door te rekenen.

BesteksAdministratie versus projectadministratie

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn BesteksAdministratie en projectadministratie niet hetzelfde.

Projectadministratie in de GWW richt zich op het totale project:
uren, materieel, inkoop, kosten, opbrengsten en winstgevendheid.

BesteksAdministratie richt zich specifiek op:
de relatie tussen het contract (bestek) en de daadwerkelijke uitvoering.

Samen vormen ze een compleet beeld van het project:

  • BesteksAdministratie = wat moet er volgens contract gebeuren en wat is uitgevoerd?
  • Projectadministratie = wat kost het en wat levert het op?

BesteksAdministratie en termijnstaten

Een belangrijk onderdeel van BesteksAdministratie is het opstellen van termijnstaten. Op basis van de uitgevoerde hoeveelheden per bestekpost wordt de voortgang financieel vertaald.

Per bestekpost wordt inzichtelijk gemaakt:

bestekhoeveelheid → uitgevoerde hoeveelheid → cumulatief uitgevoerd → resterend → financiële waarde

Deze gegevens vormen de basis voor:

  • termijnfacturen;
  • voortgangsrapportages;
  • financiële projectbewaking;
  • eindafrekening van het GWW-project.

BesteksAdministratie in GWW-projecten

Bij GWW-projecten is handmatige BesteksAdministratie niet goed mogelijk door onder andere de rekenkundige onderliggende regels met betrekking tot onder- en overschrijdingen. Vandaar wordt gebruikgemaakt van gespecialiseerde GWW-software voor besteksadministratie.

Met software voor BesteksAdministratie kunnen aannemers:

  • op bestekspost niveau productie opvoeren
  • bestekken digitaal beheren;
  • hoeveelheden automatisch verwerken;
  • afwijkingen realtime volgen;
  • weekstate, termijnstaten en de eindafrekening genereren;
  • meer- en minderwerk direct doorrekenen.

Dit zorgt voor meer grip op het project en minder administratieve fouten.

Voordelen van goede BesteksAdministratie

Een professionele BesteksAdministratie in de GWW levert duidelijke voordelen op:

  • beter inzicht in projectvoortgang;
  • minder fouten in hoeveelheden en facturatie;
  • snellere verwerking van termijnstaten;
  • betere beheersing van meer- en minderwerk;
  • nauwkeurige eindafrekening;
  • meer grip op de aanneemsom;
  • vaak is de eindafrekening hoger dat dan aanneemsom.

Samenvatting

BesteksAdministratie in de GWW is het systematisch beheren van bestekgegevens, hoeveelheden en financiële mutaties tijdens een project. Het vormt de verbinding tussen bestek, uitvoering en financiële projectbeheersing.

Voor RAW-projecten is een goede BesteksAdministratie essentieel om grip te houden op hoeveelheden, afwijkingen en de uiteindelijke projectresultaten.

BesteksAdministratie = grip op het bestek, grip op de uitvoering en grip op het geld binnen GWW-projecten.

×